Bagaimana Cara Mengetahui Software Yang Cocok Untuk Bisnis?

cara-mengetahui-software-yang-cocok

[Keuangan] Kira-kira bagaimana ya cara mengetahui software yang cocok dengan bisnis yang kita jalankan? 

Memilih software yang tepat untuk bisnis ibarat pertaruhan hidup dan mati. Karena ternyata ada ribuan produk yang tersedia di luar sana. Sangat penting untuk dapat mengetahui jika software yang dipilih untuk membantu  menyelesaikan permasalahan bisnis kamu sejalan dengan kebutuhan inti dari masalah bisnis yang akan diselesaikan. 

Tentu saja buat kamu yang sedang berbisnis butuh kejelasan terhadap masalah dan dapat diyakinkan bahwa software yang kamu pilih ini benar-benar menjawab setiap kebutuhan. Tidak kurang, tidak lebih. Membeli software dengan kapasitas ekstra dengan skenario ‘untuk jaga-jaga’ akan berakhir dengan sia-sia dan tidak dimanfaatkan secara optimal.

Perbandingan utama untuk dapat mengetahui seberapa efektif sebuah software terhadap bisnis kamu adalah dengan mengukur dampak yang dihasilkan dari software tersebut terhadap peningkatan keuntungan atau pengurangan biaya operasional. Solusi software pengelolaan bisnis terbaik memberikan timbal balik dalam jangka panjang dan mempercepat pertumbuhan perusahaan. Tentunya ada beberapa pertanyaan yang harus ditanyakan saat akan memilih produk software yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. 

Nah dalam artikel ini, saya akan membantu kamu untuk dapat memahami beberapa area utama yang harus dicek dengan seksama dan mengidentifikasi pertanyaan yang sesuai ketika akan memilih software yang tepat untuk bisnis.

cara-mengetahui-software-yang-cocok

Software apa yang kamu butuhkan, online atau on-premise?

Dengan begitu banyak jenis dan pilihan yang tersedia di pasaran, memilih software yang tepat untuk bisnis bisa menjadi sebuah perkara yang menyita waktu. Berdasarkan kebutuhan perusahaan, tentunya kamu dapat langsung mengetahui opsi mana yang paling sesuai dengan tujuan perusahaan. Namun, keinginan terhadap jenis software tertentu akan bervariasi dari satu jenis bisnis ke jenis bisnis lainnya, sehingga untuk dapat memudahkan, penting untuk mengetahui dengan jelas tujuan jangka panjang dari bisnis agar dapat memberikan keuntungan yang optimal. 

Beberapa orang lebih memilih menggunakan software on-premise sementara yang lainnya mungkin lebih memilih menggunakan software berbasis online. Dua hal ini dipengaruhi oleh seberapa terhubungkah bisnis kamu dengan teknologi atau seberapa besar tingkat ketergantungan bisnismu dengan teknologi. Software on-premise memungkinkan kamu untuk tetap produktif tanpa harus tergantung dengan kecepatan koneksi internet yang mengakibatkan pada kesan pengguna yang buruk, keamanan yang tidak terjamin, tertundanya penarikan data laporan, dan lain sebagainya. 

Umumnya pemilik bisnis akan terlibat dalam setiap transaksi bisnis yang terjadi, sehingga pastikan Anda benar-benar mengetahui apa yang kamu butuhkan saat ini. Singkatnya, jika kamu tidak yakin dengan kebutuhan, maka berarti belum siap untuk membeli sebuah software. Cari tahu lebih lanjut apa yang ditawarkan oleh vendor-vendor yang ada di pasaran untuk mendapatkan penjelasan yang lebih komprehensif dan hubungi sesuai dengan apa yang kamu butuhkan. 

Beradaptasi dengan bisnis vs bisnis yang beradaptasi dengan software

Tahukah kamu bahwa sesungguhnya ada batas yang sering dilupakan antara apa yang dibutuhkan dari sebuah software dengan apa yang ditawarkan oleh sebuah software. Seringkali produk yang tersedia di pasaran terlihat mampu memenuhi kebutuhan bisnis kita, namun pada titik tertentu tidak cukup fleksibel untuk dapat beradaptasi dengan lingkungan yang terus berkembang. Bisnis akan berkembang dari tahun ke tahun, dan sangat penting untuk mengetahui bahwa software yang kamu pilih juga ikut berkembang dan berfungsi sebagai akselerator terhadap perkembangan bisnis. Contohnya, ketika kamu sedang menyiapkan file utama atau menyimpan invoice, proses yang dibutuhkan untuk setiap transaksi yang terjadi harus dapat dilakukan dengan lancar. 

Sebuah software harus bisa bekerja se-fleksibel mungkin dalam beradaptasi sesuai dengan kondisi bisnis saat ini, bukan sebaliknya. Sebuah software yang kamu pilih untuk mengakomodasi kebutuhan bisnis seharusnya dapat memberikan kemudahan untuk di-custom sesuai dengan kondisi saat ini sehingga kamu bisa memperoleh manfaat semaksimal mungkin dari software tersebut, atau lebih tepatnya software tersebut memang ‘dirancang khusus untuk kamu’. Penting sekali untuk dapat mencoba dan menilai manfaat yang kamu harapkan ada dalam software untuk membantu meningkatkan kinerja bisnis. Semakin spesifik Anda dengan tujuan yang ingin dicapai, semakin akurat hasil yang akan kamu dapatkan ketika mencari solusi software yang potensial.


cara-mengetahui-coftware-yang-cocok

Training atau kemampuan apa yang harus dimiliki oleh tim untuk dapat mengoperasikan software tersebut?

Sebagai seorang pemilik bisnis, adalah tanggung jawab kamu untuk membuat keputusan yang terbaik untuk seluruh anggota tim. Ketika akan memutuskan software apa yang dipilih untuk dapat memberikan nilai tambah untuk bisnis, jangan lupa untuk memastikan seberapa lama waktu yang dibutuhkan oleh tim dalam beradaptasi mempelajari software tersebut. Pepatah mengatakan Roma tidak dibangun dalam waktu sehari, sehingga software apapun yang dipilih harus memiliki prinsip memudahkan. 

Semakin mudah software tersebut untuk digunakan oleh tim, semakin baik pula hasilnya. Solusi software untuk bisnis yang mudah untuk digunakan seharusnya memberikan kemudahan penggunanya untuk mengelola arus kas, inventaris, compliance, dan aspek krusial lainnya dalam organisasi. Bahkan jika sebuah software benar-benar pas untuk sebuah bisnis, kamu tetap perlu memastikan berapa banyak resources yang dibutuhkan untuk bisa melakukan implementasi software tersebut. Jangan lupakan fakta bahwa beberapa solusi yang tersedia di pasaran bisa membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk bisa diintegrasikan sehingga sebelum memutuskan membeli salah satunya, pastikan terlebih dahulu ketersediaan sumberdaya (resources) dan waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikannya.

Bagaimana software tersebut mampu beradaptasi dengan kondisi tertentu?

Dalam bisnis, waktu adalah segalanya. Teknologi berkembang setiap saat, apa yang menjadi ‘primadona’ saat ini bisa jadi terlihat kuno di beberapa tahun ke depan. Kita melewati fase-fase perubahan sistem perpajakan hingga fluktuasi harga pasar, serta perubahan dalam permintaan dan supply chain, tidak ada yang permanen di dunia bisnis. Tentu saja semakin besar bisnis berkembang, kamu akan mulai mencari tahu lebih lanjut informasi bisnis terkait produk yang menguntungkan, produk yang paling cepat habis di gudang, depresiasi stok yang ada di gudang, area yang bisa dioptimalkan untuk memaksimalkan cost, dan lain sebagainya. 

Data pelanggan yang hilang, pesanan yang tidak tercatat dengan baik, inventaris yang tidak dialokasikan dengan tepat, dan data yang tidak sesuai antara pelanggan dan sistem penagihan, adalah beberapa contoh kondisi tertentu yang sangat lumrah terjadi di banyak bisnis. Dengan demikian, sebuah software harus memenuhi kebutuhan akan fleksibilitas dan cukup intuitif untuk mengatasi kompleksitas kendala lapangan. 

Dengan informasi yang tersebar di antara para stakeholders, apapun software bisnis yang akan kamu gunakan harus mampu menjawab kebutuhan-kebutuhan tersebut. Perhatikan jika software tersebut menawarkan fitur jaringan yang terhubung dengan data keamanan yang lengkap, dua hal ini bisa menjadi indikasi yang tepat untuk kamu pertimbangkan sebagai software bisnis yang sesuai dengan usaha, karena dapat meminimalkan resiko data yang bocor.

Bagaimana software tersebut membantu dalam meningkatkan kinerja dan ketersediaan implementasi tambahan?

Ini adalah salah satu pertanyaan penting yang wajib kamu ketahui saat akan memutuskan membeli software bisnis yang diinginkan. Dengan perubahan yang tidak bisa dielakkan, software bisnis yang kamu pilih harus mampu menjawab segala tantangan di depan mata dalam perencanaan bisnis jangka panjang. Untuk beberapa perusahaan, implementasi software baru, bisa memerlukan 50-60 resources.

Terlihat besar di awal, namun sebenarnya kebanyakan perusahaan akan merekrut lebih banyak dari jumlah tersebut sepanjang tahun, sehingga yang sering terjadi di lapangan adalah dalam waktu beberapa bulan akan ada 70 sampai 100 orang baru yang direkrut. Apakah software yang dipilih mampu menyesuaikan dengan perubahan seperti itu? Untuk mampu terus beradaptasi dengan kebutuhan bisnis, sebaiknya gunakan software yang memiliki fleksibilitas untuk dapat menambahkan fitur baru secara bertahap. Dengan demikian, software tersebut dapat memenuhi kebutuhan sesuai porsi seiring dengan berkembangnya bisnis.

Seberapa mudah dan akurat laporan bisnis dan sistem manajemen informasi yang dihasilkan? 

Untuk dapat menjalankan bisnis dengan benar, ada banyak proses yang harus dapat berjalan dengan lancar tanpa kendala. Peran teknologi di balik kemampuan sebuah software untuk sehingga memiliki kemampuan beradaptasi dengan skenario bisnis yang tak terpikirkan sebelumnya dan menghasilkan laporan yang akurat akan menjadi pilihan terbaik. 

Salah satu alasan yang banyak ditemui kenapa banyak pemilik bisnis yang memilih untuk menggunakan software dalam membantu mereka mengelola operasional bisnis adalah karena software mampu melakukan automasi pada bagian pekerjaan yang biasa dilakukan secara manual tanpa kendala. Dengan demikian akurasi bisnis dan laporan pengelolaan sistem informasi yang dihasilkan tidak hanya memberikan rangkuman dari kinerja bisnis, tetapi juga dapat membantu kepentingan stakeholder dan vendor yang terkait.

Apakah saya dapat bantuan dari tim terkait?

Coba bayangkan jika kamu sedang menunggu salah satu klien utama untuk meeting. Saat itu kamu sedang mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk meeting hari ini. Namun ketika kamu membuka software akuntansi, semua data tersebut hilang. Dapatkah kamu bayangkan bagaimana jika akun mendadak tidak dapat diakases, software mengalami gangguan, atau kendala lainnya yang berpotensi merusak bisnis? Hal-hal tersebut membutuhkan peranan tim support dari apapun software akuntansi yang dipilih. Pastikan software akuntansi yang dipilih memiliki opsi bantuan seperti:

  • Dukungan bawaan: Pastikan software yang kamu pilih memiliki layanan dukungan bawaan yang tersedia.
  • Ketersediaan 24/7: Gangguan bisa terjadi kapan pun, bahkan di saat yang paling tidak terduga sekali pun. Untuk dapat tetap menjadi yang terdepan, pastikan software yang kamu pilih menyediakan opsi dukungan yang tersedia 24/7 ketika membutuhkan bantuan.
  • Berpengalaman: Vendor yang professional biasanya memiliki pusat pengetahuan yang terorganisir dan intuitif sehingga bisa dengan mudah menemukan solusi untuk kendala yang dihadapi. Dalam banyak contoh kasus, kamu bahkan bisa memecahkan kendala lebih cepat dengan pusat pengetahuan yang terorganisir dibandingkan dengan bertanya kepada representatif dari layanan pelanggan.

Jelas sekali bahwa software bisnis yang komprehensif adalah satu alat yang mampu memenuhi segala kebutuhan di atas. Tentu saja memilih software terbaik bisa jadi satu pengalaman yang menantang, namun agar tidak menyesal di kemudian hari, pastikan list dalam artikel ini menjadi pedoman kamu. TallyPrime memungkinkan untuk menggunakan software sesuai dengan kebutuhan dan ikut menyesuaikan sesuai dengan perkembangan bisnis. Coba TallyPrime sekarang, dan rasakan pengelolaan bisnis tanpa kendala saat ini juga.

 

9 komentar

  1. TallyPrime ini solusi jitu banget ya
    Sangat terbantu kalau ada software yang solutif dan integratif
    sehingga memudahkan aktivitas kita

    BalasHapus
  2. Jujur untuk urusan software aku kurang begitu paham mba. Kayaknya harus serahkan ke ahlinya yakni Tallyprime ini

    BalasHapus
  3. Software yang canggih 7/24 dan mumpuni tentu sangat dibutuhkan perusahaan maupun wirausaha masyarakat. Ga terbayang jika sedang ada meeting tiba2 laporan keuangan misalnya, hilang entah ke mana. Dokumentasi harus tersimpan rapi dan jelas juga, dengan bantuan software yang dapat meningkatkan performance :D

    BalasHapus
  4. Wuaaah, sebagai seorang awam teknologi informasi, saya agak tergagap-gagap membaca artikel ini.
    Namun, saya mengamini pentingnya kebutuhan akan software yang andal untuk bisnis saat ini. Di zaman serba online, juga banyak berkaitan dengan data, nggak bisa lagi pakai software kaleng-kaleng.

    BalasHapus
  5. Wah ternyata ada yang namanya software premise ya, dan itu dimaksudkan sebagai software yang tetep jalan meski offline. Memang sih kita harus jeli memilih software bisnis sesuai kebutuhan kita.

    BalasHapus
  6. Ketersediaan bantuan 24 jam/7 hari ini penting banget ya mbak. Jangan sampai pas lagi lembur dikejar target, eh ada masalah dengan software nya, terus nggak bisa carai solusinya.

    BalasHapus
  7. Software mengingatkanku sama Nam Dosan ya, ehehehheee... Tapi memang tidak bisa dipungkiri dengan perkembangan teknologi yang ada, banyak sekali software bisnis yang memang jadi memudahkan untuk para pelaku bisnis.

    BalasHapus
  8. Sepertinya memang bagusan software on premise ya mba, supaya nggak terganggu pas lagi lola internetnya. Memang bisnis harus didukung dengan teknologi seperti software supaya berkembang. Apalagi kalau dokumen hard copy hilang, bisa cari di back up software.

    BalasHapus
  9. Jadi inget penagalaman di tempat kerjaku dulu. gara-gara salah kasih perintah sistem akuntansi di kantorku eror. Aku yang bikin gara-garanya hahahaha... Untung ga bikin bagian lain kena imbasnya. Aku jadi diomelin kepala cabang dan semua kerjaanku yang melalui sistem ditunda dulu, karena harus nunggu konsultan aplikasi datang buat benerin. Ku sempet miki ribet amat deh, coba kalau bisa dipandu jarak jauh gitu ya

    BalasHapus

Terima kasih sudah berkunjung. Silahkan memberikan komentar. Mohon maaf link hidup dan spam akan otomatis terhapus.